August Brötje GmbH

Kundenprofil

 

Name: August Brötje GmbH 
Branche: Heizungsbauer
Unternehmensgröße: ca. 350 Mitarbeiter
Kunde seit: 2018

Für die August Brötje GmbH übernahmen wir die Erstellung eines Systems, das für  Brötje Heizung automatisiert Anschreiben und Urkunden für die 5-Jahre-Systemgarantie erzeugt und verschickt.

 

Urkundensystem

Urkundensystem Brötje

Es wurde ein System von uns programmiert, das Brötje Heizung ermöglicht, eine Datei hochzuladen, aus der wir automatisiert ein Anschreiben sowie eine Urkunde generieren. Die Urkunden werden an den für den Endverbraucher hinterlegten Fachhändler automatisiert per E-Mail verschickt.

Das zuständige Medienhaus bekommt vom System zwei Dateien generiert, die manuell per FTP-Verzeichnis heruntergeladen werden können/müssen. Die beiden Dateien umfassen eine Zusammensetzung aller Anschreiben sowie eine Zusammensetzung aller Urkunden, die für die Weiterverbreitung zum Druck ausgelegt und geeignet sind.

Upload der zu verarbeitenden Datei
Die Daten werden von Brötje direkt als Excel-Datei (Office Open XML mit der Dateierweiterung xlsx) über eine von uns bereitgestellte zugangsbeschränkte Webseite auf unseren Server hochgeladen.

Prüfung der zu verarbeitenden Datei
Geprüft wird neben der Vollständigkeit auch, ob die betroffene Anlage in Deutschland liegt. Nach Abschluss der Verarbeitung oder ggf. einem Abbruch wird per E-Mail ein Bericht an Brötje versandt.

Generierung der PDF-Dateien

Die eigentliche Generierung der PDF-Dateien erfolgt in folgenden Einzelschritten:

  • Erzeugen der Texte für alle Anschreiben mit Daten und Grafiken
  • Generierung der Anschreiben und Ausgabe als PDF in das FTP-Verzeichnis
  • Generierung der Urkunden für jeden Datensatz
    • Generierung der Texte für die Urkunde, mit Daten und Grafiken
    • Einbinden der zweiten Seite
    • Generierung der Urkunden für den E-Mail-Versand
    • E-Mail in die Warteschlange zum Versand einreihen
  • Generierung der Urkunden und Ausgabe als PDF in das FTP-Verzeichnis

Versand der Urkunden an den Fachhändler


Sobald die Generierung der PDF-Dateien abgeschlossen ist, wird mit dem Versand der E-Mails begonnen. Der Versand erfolgt schrittweise, sodass ca. 50-75 Urkunden pro Stunde an die E-Mail-Adressen der Fachhändler verschickt werden. Der aktuelle Versandstatus (z. B. „230 von 510 E-Mails verschickt“) kann auf der Webseite für das Hochladen der Datei eingesehen werden. Die E-Mails werden mit einer gewünschten Adresse (z.B. urkunden@broetje.de) als Absender und mit dem Betreff „Gerätenummer Anlagennummer Kundenname“ verschickt. Es ist möglich, eine weitere Adresse für eventuelle Fehlermeldungen der empfangenden Server anzugeben. Wenn ein Fachhändler mehrere Urkunden bekommt, erfolgt der Versand immer als Einzel-E-Mail.